Le remboursement des frais professionnels en pratique

I. Les frais considérés comme professionnels

Il s'agit notamment des frais d'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, des frais de grands déplacements, des frais de mobilités, des frais de repas, des frais liés au télétravail, des frais liés à l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies.

Ces frais sont ensuite remboursés au salarié par l'employeur, sans être inclus dans l'assiette des cotisations de Sécurité sociale. Les frais professionnels s'opposent aux avantages en nature constitués par l'attribution d'un élément autre que pécuniaire (fourniture d'un véhicule par exemple) et qui sont un élément de rémunération, contrepartie du travail, soumis à cotisations.

Les frais professionnels doivent également être distingués des frais d'entreprise : ces frais relèvent de l'activité de l'entreprise et ne sont pas liés à l'exercice normal par le salarié de sa profession. Ils correspondent à des charges d'exploitation de l'entreprise et doivent remplir trois critères cumulatifs (présenter un caractère exceptionnel, être engagés dans l'intérêt de l'entreprise, être exposés en dehors de l'exercice normal de sa profession par le salarié).

II. Les conditions préalables afin de bénéficier du régime d'exonération des frais professionnels et les modalités de remboursement des frais professionnels

Afin de bénéficier du régime d'exonération, il convient de s'assurer que la dépense engagée par le salarié constitue bien un frais professionnel, entendu comme une charge supplémentaire, inhérente à la fonction du travailleur, que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.

Ainsi, selon la jurisprudence, constituent des frais professionnels exonérés de cotisations sociales, les dépenses :

- qui constituent pour le salarié une charge supplémentaire ;

- liées aux conditions de travail ;

- que le salarié prend effectivement en charge.

Le remboursement des frais professionnels peut être effectué :

- soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié ou de la prise en charge directe par l'employeur de ces dépenses ;

- soit sous la forme du versement d'allocations forfaitaires, sous réserve de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet et dans la limite des barèmes fixés par l'administration ;

- soit sous la forme d'une déduction forfaitaire spécifique, réservée à certaines professions.